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¿Usar una herramienta principal o integrarla con muchas?

¿Usar Una Herramienta Principal O Integrarla Con Muchas?

Contenido:

Si tuviera que elegir solo un beneficio que valora más en una herramienta de gestión empresarial, ¿cuál sería?

¿Sería su número de características diferentes, su facilidad de uso, su capacidad para integrarse fácilmente con otras herramientas, atención al cliente o flexibilidad en los precios?

Es difícil elegir solo un beneficio, ¿no? De hecho, probablemente le gustaría que su plataforma de gestión de agencias tuviera Todas las anteriores.

En este artículo, abordamos si es posible o no usar una sola herramienta para administrar toda su agencia, o si la administración integral de la agencia requiere varias integraciones diferentes para obtener los datos que necesita para hacer avanzar su agencia.

Ya sea que sea gerente de proyecto, jefe de operaciones o director ejecutivo de una agencia, una de las cosas más importantes que necesita es poder acceder a datos comerciales en tiempo real. Eso básicamente significa que todos los KPI más importantes para mantener la rentabilidad de su agencia: ingresos, márgenes de beneficio, utilización, previsión y similares.

Para hacer esto, está constantemente buscando esa herramienta (o una combinación de herramientas) que hará que los proyectos complejos sean más simples, los cronogramas y las tareas sean más transparentes y sus compañeros de equipo estén más alineados.

Entonces, la pregunta es: ¿puede una agencia encontrar (y usar) solo una herramienta en lugar de múltiples herramientas de gestión empresarial? Tal vez una mejor pregunta es: ¿qué características son crucial Qué debe tener una herramienta de gestión de agencias?

Todos sabemos que la gestión de agencias abarca múltiples disciplinas: ventas, recursos humanos, operaciones, atención al cliente, producción, es decir, gestión de proyectos (cualquier tipo de trabajo creativo, desde redacción hasta desarrollo), previsión financiera, contabilidad y más.

Opción 2: Integraciones Múltiples

Existen herramientas comerciales que se especializan en la gestión de proyectos, el seguimiento del tiempo, la gestión de ventas… Sin embargo, cuando todas esas funciones no están conectadas en el mismo sistema, ¿cómo se obtienen datos consolidados?

Ahí es donde entran las integraciones. De un vistazo, una herramienta que se especializa en un servicio y puede integrarse con cientos de otras aplicaciones es excelente. Pero el problema sigue siendo: ¿cómo logra que todos sus compañeros de equipo, socios externos, clientes, servicios de contabilidad estén en la misma página? Puede ser fácil navegar de uno a otro, pero eventualmente, comenzará a perder el enfoque.

Un escenario típico cuando se ejecuta la administración de tareas en una plataforma, el seguimiento del tiempo en otra y el intento de realizar un seguimiento de la gestión del presupuesto y los proyectos en herramientas u hojas de cálculo similares a los diagramas de Gantt es perder un tiempo valioso y energía creativa al cambiar entre esas herramientas. Otro gran desafío es tener datos consolidados al alcance de su mano.

Uso de Productive como una herramienta de agencia escalable

Productivo es una herramienta de gestión de agencias que existe para ayudar a las agencias a alcanzar su máximo potencial. Su objetivo es ser la única herramienta que necesita para ejecutar y escalar una agencia rentable al reemplazar las hojas de cálculo y múltiples herramientas.

Lo hace brindándole una visión completa de su negocio a través de siete funciones principales:

Productive Sales Pipeline
Fuente: Productiva

Productive le permite configurar el embudo de ventas de su agencia en etapas para que pueda impulsar acuerdos hacia el cierre y ver dónde se encuentran sus clientes potenciales, de un vistazo. Una vez que se cierra un nuevo trato, es simple convertirlo en un nuevo proyecto y mantener todos los datos en una sola herramienta.

Productive Time Tracking
Fuente: Productiva

Productive hizo que el seguimiento del tiempo fuera fácil de usar al ofrecer múltiples métodos diferentes para realizar un seguimiento del tiempo: se puede realizar un seguimiento diario, semanal, a través de integraciones de calendario, automáticamente… Debido a que las horas registradas están conectadas con los presupuestos y servicios del proyecto de su agencia, los informes y la facturación, usted puede obtener datos precisos en tiempo real en Productive.

Productive Resource Planning
Fuente: Productiva

Las operaciones y la planificación de recursos son cruciales en las agencias. Puede obtener una descripción general de alto nivel de los cronogramas y la utilización de los recursos y hacer pronósticos financieros, además de predecir los planes de contratación con la función de programación de Productive. Los empleados que solicitaron cualquier tipo de tiempo libre en Productive también se indican automáticamente como no disponibles en Programación, lo que facilita aún más la planificación del trabajo.

Productive Budgeting Table
Fuente: Productiva

La función de elaboración de presupuestos de Productive le permite obtener una vista global de los presupuestos de los proyectos de sus clientes y monitorear el estado de cada presupuesto. Puede agregar campos personalizados, columnas y filtrar datos según le convenga a usted y a su equipo.

Productive Project Management Board
Fuente: Productiva

El trabajo de la agencia gira principalmente en torno a la prestación de servicios a través de cronogramas de proyectos, que se dividen en tareas más pequeñas que se asignan a diferentes compañeros de equipo con fechas límite o marcos de tiempo. En Productive, puede configurar sus proyectos en diferentes vistas (por ejemplo, vista de tablero, vista de tabla o vista de línea de tiempo) y colaborar con compañeros de equipo, socios externos (contratistas) e incluso puede invitar a sus clientes a participar.

Productive Reporting
Fuente: Productiva

Con el seguimiento del tiempo y los gastos ingresados ​​en Productive, su agencia puede obtener datos en tiempo real para tomar decisiones confiables basadas en datos a través de más de 50 perspectivas centradas en la agencia, o creando sus propios informes desde cero.

Productive Billing
Fuente: Productiva

En Productive, puede elegir entre montos presupuestados, tarifas recurrentes, tiempo de seguimiento o gastos para crear facturas rápidamente y enviarlas a los clientes. Una vez que se completa cada proyecto, su departamento de contabilidad puede encargarse fácilmente de la facturación porque todos sus datos están en un solo lugar.

¿Usar una herramienta principal o integrarla con otras herramientas?

No puedes correr absolutamente todos el trabajo de tu agencia en una sola herramienta. Primero, esto es imposible porque las agencias generalmente brindan servicios que se producen en herramientas especializadas. En segundo lugar, según el tamaño y el tipo de su agencia y el país (o los múltiples mercados) desde los que opera:Ciertas herramientas adicionales agilizarán y automatizarán el trabajo de su agencia.

Productive está integrado con una serie de herramientas populares de gestión empresarial y financiera, como:

  • Herramientas populares de calendario: Google Calendar y MS Outlook

El mayor beneficio de sincronizar calendarios con Productive es tener esos eventos como tiempo de seguimiento automático en Productive.

  • Herramientas de contabilidad: Xero, QuickBooks, Exact, Visma e-conomic

La sincronización de Productive con Xero, QuickBooks, Exact y Visma e-conomic le permite exportar y copiar fácilmente los importes facturados de una herramienta a otra para su posterior procesamiento.

Si su agencia realiza mucho trabajo de desarrollo y sus equipos están acostumbrados a usar Jira, simplemente puede conectar las dos herramientas y optimizar el trabajo.

  • Zapier e integraciones personalizadas

La API de Productive le permite llenar los vacíos que su negocio necesita. Por otro lado, si desea acceder a aplicaciones específicas con las que Productive no se integra directamente, puede configurar ciertas acciones en Productive para desencadenar reacciones en otras aplicaciones a través de Zapier en cientos de otras herramientas.

Por último, pero no menos importante, Productive y Slack trabajan de la mano, de manera que la gestión de tareas y proyectos se simplifica a través de Slack hacia Productive, y viceversa. Por ejemplo, puede recibir notificaciones productivas en Slack o enviar respuestas rápidas a los comentarios en Productive sin salir de la organización de Slack de su agencia.

Otra opción interesante es sincronizar su estado de Slack con su organización productiva y el calendario de su elección, de modo que su estado de tiempo libre o evento de calendario sea el mismo.

Productive Slack Integration Ability
Fuente: Productiva

Una herramienta central de gestión de agencias y algunas integraciones clave

La conclusión es bastante simple: sí, puede encontrar una herramienta central de administración de agencias, pero también deberá configurar algunas integraciones según el tipo de agencia que administre. Por lo general, esas integraciones estarán orientadas a servicios de contabilidad específicos del mercado y herramientas organizacionales y de comunicación ampliamente difundidas, como Slack y Google Suite. Consulte también nuestras principales agencias de marca y las mejores agencias de marketing digital para obtener más información sobre los artículos de nuevas empresas.