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¿Su agencia necesita informes personalizados? Aquí está cómo averiguarlo

¿Su Agencia Necesita Informes Personalizados?  Aquí Está Cómo Averiguarlo

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Cuando los informes se sienten como una herramienta contundente que rara vez brinda la información que necesita, todo el ejercicio puede convertirse en un punto de frustración. Si desea un cuchillo afilado que corte directamente al grano, los informes listos para usar no son suficientes. Necesita informes personalizados.

Parte de la razón por la que informar puede ser tan doloroso para las agencias es que puede no parecer útil. Todos estamos increíblemente presionados por el tiempo, por lo que realmente necesitamos ver el valor agregado en nuestras actividades para justificarlas.

Las soluciones de informes listas para usar no le brindan un control detallado sobre sus datos e informes, por lo que su uso es bastante limitado. Y si todo lo que hacen nuestros informes es mostrar datos genéricos, midiendo métricas que no significan mucho para nuestro negocio, el tiempo que dedicamos a producir esos informes no es tiempo bien empleado. Y, seamos honestos, ¿quién realmente quiere pasar su tiempo trabajando en informes que no son útiles?

Pero los informes personalizados no solo pueden ser más precisos y específicos del negocio. También es una forma más rápida y simplificada de obtener la información que busca.

Informes personalizados: qué es y por qué lo necesita

En lugar de visualizar puntos de datos fijos estándar, los informes personalizados le permiten elegir qué KPI desea ver y cómo desea que se presenten. Una herramienta de informes personalizada le permitirá crear sus propios paneles, específicos para la información que es más importante para usted.

La alternativa son los informes fijos listos para usar con herramientas que no le ofrecen amplias opciones de personalización. Y, a decir verdad, hay muchas herramientas de BI listas para usar que hacen un gran trabajo al revelar información básica. Estos son a menudo descriptivo análisis: le muestra las cifras que definen los hechos básicos de lo que sucedió: cuántas aperturas únicas ha tenido un correo electrónico, por ejemplo, o cuántas horas pasó alguien en una tarea.

Y esta solución estándar puede funcionar perfectamente bien para un elemento de sus operaciones, como monitorear el tráfico web. Pero cuando se trata de los aspectos básicos de las funciones de su agencia (capacidad de recursos, rentabilidad de sus proyectos), es poco probable que un conjunto predefinido de paneles capte realmente los matices de lo que está sucediendo. Tampoco podrán ir más allá de lo descriptivo.

Una herramienta de informes personalizados es la única forma de obtener una imagen más precisa, acceder a información que lo ayude a llegar al fondo de por qué una tendencia se ve como se ve y sugiere los próximos pasos. El verdadero poder del análisis a medida radica en el hecho de que puede ser diagnóstico y prescriptivo.

La evolución de sus necesidades de informes

Cuando establece una agencia por primera vez, es poco probable que necesite análisis avanzados y personalizados, y tampoco tendrá los datos necesarios para que valga la pena. Sacar el máximo partido del software de inteligencia empresarial a medida es un proceso aspiracional a largo plazo que requiere la participación mayoritaria de la agencia.

Si está comenzando con un equipo bastante pequeño, probablemente pueda arreglárselas con hojas de cálculo en su mayor parte. Invertir en informes personalizados sería excesivo si todo lo que está haciendo es administrar los cronogramas y proyectos de un par de personas.

Si solo va a usar un puñado de sus características y funciones, no tiene sentido usar una herramienta poderosa. Después de todo, no contrataría a todo un equipo de mudanzas solo para ayudarlo a cambiar los muebles de su oficina en casa. Es un escenario similar. Simplemente no tendría sentido en términos de escala.

Pero, a medida que evoluciona como agencia, particularmente en el tamaño de su personal y la complejidad de los proyectos que asume, sus necesidades de informes cambiarán. Lo vemos todo el tiempo en Pronóstico. Las agencias medianas, un par de años después de su viaje, vienen a nosotros sintiéndose completamente agotadas: lo que funcionó cuando eran un equipo de diez o doce ahora es demasiado endeble. La falta de supervisión e informes inteligentes ahora está comenzando a dañar su negocio.

Migrar a una solución de gestión de proyectos que une los recursos y la programación en un solo lugar es el primer paso hacia la estabilidad. El riesgo de doble reserva de cualquier recurso desaparece; puede ver quién está sobreutilizado o subutilizado; puede ver si el tiempo registrado en una tarea es realmente lo que hubiera anticipado.

Sin embargo, una vez que su proyecto y los datos de recursos se registran con precisión en un solo lugar, esto abre un mundo de posibilidades. Tiene todo lo que necesita para extraer los conocimientos que impulsarán las decisiones estratégicas. Siempre que pueda obtener información relevante de los datos, puede comenzar a hacer sugerencias basadas en los resultados previstos.

Aquí es donde entran en escena los informes personalizados y personalizados.

Cómo saber cuándo su agencia necesita informes personalizados

Cada agencia crece y evoluciona a un ritmo diferente, por lo que no es suficiente simplemente decir que debe adoptar informes personalizados cuando ha llegado a un número arbitrario de empleados o se ha establecido por un período de tiempo arbitrario.

En su lugar, es mejor que busque ciertos temas y tendencias en sus operaciones que puedan indicar la necesidad de una solución de generación de informes más precisa y eficaz. Hemos esbozado algunos de los más importantes a tener en cuenta:

La generación de informes con sus herramientas actuales lleva demasiado tiempo

¿Cuántas horas a la semana dedica a llenar los vacíos que dejan sus herramientas de generación de informes listas para usar? Como las herramientas de informes estándar solo responden preguntas predefinidas, ir más allá de estas preguntas puede significar tener que mezclar una solución en una hoja de cálculo. Pero esto requiere mucho tiempo y es arriesgado. ¿Qué sucede cuando la única persona que sabe cómo usar la hoja de cálculo tosca se va de vacaciones o se va a trabajar a otro lugar?

Además, a algunos de nosotros no nos gustan tanto los números y las cifras. No todos tienen las habilidades o el deseo (y mucho menos el tiempo) para pasar la mitad del día manipulando conjuntos de datos, improvisando una solución.

Si los informes se están convirtiendo en una pérdida de tiempo dolorosa e inviable, podría ser el momento de obtener algo más personalizado para hacer el trabajo pesado por usted.

Sus márgenes de beneficio están sufriendo, pero no sabe por qué

Mirar su balance general por sí solo no le dará mucha idea de por qué las cifras se ven de la manera que lo hacen. Pero uno de los aspectos más útiles de los informes y análisis personalizados es que es un diagnóstico. Puede ayudarlo a comprender verdaderamente las debilidades de su enfoque y ayudarlo a detectar ineficiencias, como la facturación insuficiente de los proyectos y el exceso de servicios.

Quiere pasar de «reactivo» a «proactivo» sobre el futuro

La presión del “ahora” puede resultar abrumadora en la vida de una agencia. Con plazos constantes y entregables en el horizonte inmediato, puede ser difícil encontrar el respiro para dar un paso atrás el tiempo suficiente para mirar seriamente el futuro.

Pero encontrar espacio para el pensamiento a largo plazo es una necesidad si desea crecer de manera constante y sostenible. Si se encuentra en la etapa del viaje de su agencia en la que está comprometido y comprometido a construir lo más grande que pueda, debe ser estratégico.

Dado que los informes personalizados pueden revelar predicciones para el rendimiento futuro, naturalmente se prestan para ayudarlo a planificar para el futuro. Puede ayudarlo a tomar decisiones informadas que lo llevarán a un crecimiento constante, en lugar de decir «sí» a todo, exagerar y correr el riesgo de agotarse.

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