Womuk-agencia-logo

¿Pequeño pero escalable? Aborde estos cuatro puntos para un crecimiento sin dolor

¿Pequeño Pero Escalable?  Aborde Estos Cuatro Puntos Para Un Crecimiento Sin Dolor

Contenido:

Cuando su agencia está creciendo más rápido de lo planeado, puede parecer el mejor tipo de problema que puede tener. Tal vez haya alcanzado su ritmo en un nicho desatendido, o tal vez haya llevado a cabo algunos proyectos importantes que condujeron a referencias de alta calidad. De cualquier manera, claramente estás haciendo algo bien.

Esta realización en sí misma es enormemente validadora y motivadora. Y esto no solo significa que está recibiendo más dinero. Las agencias de alto crecimiento a menudo disfrutan de beneficios culturales únicos. Algunos candidatos querrán unirse a la agencia precisamente para ser parte de su fuerte impulso ascendente, ya que es exactamente el tipo de entorno que más disfrutan.

Las agencias nuevas, pero que se amplían rápidamente, ofrecen con frecuencia más espacio para las aportaciones y expresiones individuales, lo que (comprensiblemente) es un gran atractivo para los creativos. Es energizante y motivador ver a todos participando para mover montañas. Este tipo de agencias pueden ser un refugio para las personas que prosperan cuando se les da más autonomía sobre su trabajo y cuando se sienten más libres para ser ellos mismos. Quieren trabajar duro, jugar duro y aportar todo su ser a la mesa.

¿Alto crecimiento, alto riesgo?

Pero se debe lograr un buen equilibrio entre improvisar sin ninguna estructura y poner en marcha una cantidad restrictiva de proceso. Una cultura inconformista puede volverse amarga cuando se siente como si siempre estuvieras combatiendo incendios que podrían haberse evitado. El desafío es mantener y retener los aspectos positivos de un entorno altamente motivado, creativamente rico y sin restricciones, sin depender de las personas para hacer el trabajo sin importar cómo.

Puede eludir las formas reactivas, ad hoc y de bajo proceso de trabajar como una agencia pequeña. Es fácil solucionar problemas y encontrar soluciones rápidas cuando todos están sentados en la misma habitación, todos están en un grupo de WhatsApp y todos van en grupo al bar para la hora feliz. Pero cuanto más grande seas, más complejas se volverán las cosas. El equipo de ensueño puede convertirse en una pesadilla cuando nadie sabe quién está trabajando en qué, durante cuánto tiempo y si están al máximo de su capacidad.

Con un equipo más grande también viene la posibilidad de asumir proyectos más grandes, o más proyectos, pero esto también exige una forma de trabajar diferente a la que podrías estar acostumbrado. Los proyectos más grandes y los presupuestos más grandes requieren más planificación y documentación. Este tipo de proyectos también pueden implicar más aportes del cliente, a más largo plazo, lo que significa que deberá encontrar una forma de gestionar las crecientes necesidades de comunicación con el cliente.

Contratar a un responsable de entrega o de operaciones para desarrollar procesos y establecer una estructura de apoyo puede ayudar. Pero incluso si expande su equipo para incluir un gerente de entrega, no son una curita que puede arreglar todo por su cuenta. También necesitan herramientas para hacer bien su trabajo y deben priorizar los puntos débiles específicos que están afectando a su agencia en crecimiento.

Dolores de crecimiento

Ya sea que tenga los recursos para contratar un rol específico centrado en el lado operativo de su agencia, o si usted, como líder de la agencia, tiene que abordar estos problemas usted mismo, aquí hay cuatro dolores de crecimiento comunes que su agencia puede enfrentar a medida que crece.

Conseguir los niveles de personal correctos

Cuando está creciendo rápidamente, es tentador contratar a tantas personas como sea posible para que pueda mantenerse al día con el nuevo negocio que está asumiendo. Pero, aunque no hace falta decir que es emocionante traer gente nueva al equipo, es importante asegurarse de que realmente comprende las necesidades de recursos adicionales antes de traer gente nueva.

Tener una visión clara de la utilización de sus recursos existentes es esencial para tomar decisiones informadas sobre la expansión de su equipo. Pero, para obtener esta supervisión, debe asegurarse de que su equipo realice un seguimiento preciso del tiempo que dedican a las tareas. Las entradas de tiempo rastreadas pueden revelar dónde su gente pasa su tiempo, cuánto de su tiempo se dedica al trabajo de cara al cliente, si un rol o conjunto de habilidades en particular está sobrecargado o infrautilizado, y muchas otras ideas vitales.

Esta información lo ayudará a tomar decisiones más informadas sobre cuándo comenzar a anunciar nuevos candidatos y cuándo quedarse quieto con la cantidad de empleados que ya tiene.

Si actualmente no realiza un seguimiento del tiempo y desea obtener más información sobre por qué, como agencia en crecimiento, debería hacerlo absolutamente, consulte nuestro artículo sobre el tema aquí.

Mantener la comunicación clara

A medida que su agencia crece, la comunicación se vuelve más complicada. Con un equipo más pequeño, es común que todos estén involucrados en cada proyecto o decisión. Tal vez tenga una reunión diaria de pie a la que todos se unan, lo cual es bastante fácil cuando solo son siete u ocho personas. Pero a medida que aumenta la escala, esto inevitablemente cambiará.

Debe implementar la infraestructura que permita a las personas colaborar fácilmente y acceder a la información relevante de sus colegas, sin que esto se convierta en una pérdida de tiempo para las personas. Programar más reuniones no es la solución a este problema, ¡y tampoco lo es enviar una cantidad excesiva de correos electrónicos!

Cada vez más personas están acostumbradas a usar espacios de trabajo colaborativos donde pueden trabajar con sus colegas en tiempo real. De hecho, probablemente sea justo decir que tener un espacio de trabajo colaborativo en línea va más allá de ser algo «bueno tener» en este momento. La mayoría de las plataformas de gestión de proyectos decentes le permiten comentar tareas y etiquetar a colegas, lo que les notifica que se necesita su atención. Hace que sea mucho menos probable que algo se escape del radar.

Desarrollar procesos que puedan manejar el aumento de la carga de trabajo

Ya sea que esté viendo más proyectos de clientes que se han quedado por un tiempo, o si el nuevo negocio está llegando a través de referencias, ¡un crecimiento rápido significa manejar más trabajo! Debe construir sus sistemas existentes para manejar las demandas o adoptar algo que pueda hacerlo. ¿Qué tan bien resistirá su flujo de trabajo actual el seguimiento de varios proyectos, plazos y presupuestos simultáneos?

Si su agencia actualmente vive en hojas de cálculo, es posible que desee comenzar a buscar algo más dedicado y sofisticado. Las hojas de cálculo pueden funcionar perfectamente mientras aún eres pequeño, pero son increíblemente manuales. Cuanto más crezca, más complejas serán sus hojas de cálculo y más tiempo llevará actualizarlas (sin mencionar el hecho de que una mayor complejidad significa una mayor probabilidad de cometer errores).

Simplemente no es un buen uso del tiempo cuando existen herramientas de administración de proyectos y carteras, creadas específicamente para simplificar la tarea de administrar múltiples proyectos simultáneos.

Recuerde que la implementación de cualquier software nuevo lleva tiempo, ya que las personas deben aprender a usar el sistema y los datos existentes deben migrarse. Por esta razón, debe adoptar absolutamente un sistema que resista la prueba de estrés. antes de el trabajo comienza a salirse de control.

Mantener una ventaja competitiva

A medida que crezca, es probable que se encuentre compitiendo con diferentes organizaciones, personas que han estado en el espacio por más tiempo que usted. Puede que seas más ágil que ellos y que tengas más energía y determinación. Pero es posible que esté buscando proyectos grandes y clientes de renombre que son su pan y mantequilla, y tendrán procesos probados y comprobados.

Para mantener la resiliencia, tendrá que seguir siendo competitivo. Y para lograr esto, deberá trabajar de manera inteligente y estar atento a los números. Sin embargo, como es posible que aún no tenga los recursos para contratar a un director financiero, tendrá que encontrar una manera de mantener sus datos financieros accesibles y precisos sin tener que dedicarles horas de su tiempo.

Para simplificar las cosas, administre los proyectos de su agencia a través de un sistema que une los datos financieros del proyecto (presupuestos del proyecto, tarjetas de tarifas y tarifas de anticipo, por ejemplo) y le permite generar informes basados ​​en estos datos. Pronóstico función de análisis avanzado AvA es un gran ejemplo de una herramienta que puede simplificar el seguimiento de las finanzas de la agencia. Le permite crear paneles de informes personalizados para obtener información de un vistazo sobre la salud financiera de su agencia, siempre que lo necesite.

Escalando hacia arriba

Este período de crecimiento sin duda será un momento emocionante para su agencia. Pero el crecimiento requiere cambios, y no se produce ningún cambio sin encontrar algunos obstáculos en el camino. Nuestros cuatro ejemplos son solo algunos de los problemas que podría enfrentar; su organización es única e inevitablemente tendrá que conquistar desafíos que son impredecibles y particulares de sus circunstancias. A veces puede sentir que está en contra del mundo, pero cuando salga del otro lado, habrá aprendido algunas lecciones de negocios increíbles que solo la experiencia puede enseñar.

Si desea escuchar algunas experiencias de primera mano de líderes de agencias que superaron los dolores de crecimiento y prosperaron a través del crecimiento, únase a nuestro seminario web el jueves 31 de marzo de 2022 a las 4 p. m. GMT (12 p. m. EST) (después de la fecha del seminario web, aún puede acceder a la grabación).

Pronóstico-De-Los-Dolores-De-Crecimiento-Seminario-Web

En última instancia, todas las agencias comenzaron en alguna parte, y todas las agencias medianas y grandes han pasado por los dolores que conlleva la ampliación. Todos descubrieron una fórmula secreta que hizo que el crecimiento funcionara para ellos.

Lo mismo puede ser cierto para usted y su agencia. Quizás erais cinco personas para empezar; tal vez sean cincuenta personas a estas alturas el próximo año. Si es consciente de los problemas que puede traer el crecimiento y los aborda de manera proactiva al hacer que sus procesos sean escalables, coloca a su agencia en la mejor posición para crecer y volverse más fuerte que nunca.