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¿Cuáles son los KPI más importantes a tener en cuenta para mantener la rentabilidad de su agencia?

¿Cuáles Son Los Kpi Más Importantes A Tener En Cuenta Para Mantener La Rentabilidad De Su Agencia?

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Dirigir una agencia significa usar múltiples sombreros. Ya sea que se esté preparando para un lanzamiento, enviando propuestas, comunicándose con los clientes, informando a la gerencia o simplemente manteniendo satisfechos a sus empleados, todas esas actividades son solo lo que se ve en el exterior.

Mientras administra todo lo anterior, debe prestar atención constantemente para mantener su agencia en la oscuridad. Porque los flujos de trabajo pueden variar, pero al final, lo más importante es aumentar constantemente la rentabilidad.

¿Cómo lo harás? En resumen, debe estar atento a las métricas que hacen que su agencia sea rentable. Pero saber si su agencia es rentable o no es algo que sentirá en sus entrañas. La rentabilidad se basa en números reales y muchos factores diferentes influirán en esos números.

A continuación, hemos elegido y cubierto los siete indicadores clave de rendimiento que puede monitorear en Productivo. Creemos que estos KPI son esenciales para mantener la rentabilidad de su agencia.

KPI #1: Número de clientes potenciales precalificados en su embudo de ventas

Estamos seguros de que tiene un sistema para atraer nuevos clientes potenciales y convertirlos en clientes. Sin embargo, la pregunta aquí es: ¿cómo mide su número de clientes potenciales precalificados? Saber ese número le brinda un punto de partida para predecir dónde estarán sus ventas en el próximo trimestre. La clave aquí es centrarse en clientes potenciales calificados.

KPI #2: Número de propuestas enviadas

Ahora que los clientes potenciales están en su canal de ventas, desea cerrarlos lo más rápido posible. El siguiente paso en su proceso de ventas es enviar propuestas. Muchas agencias enfrentan el desafío de las propuestas que permanecen en su embudo durante más de un mes, a veces incluso algunas, sin acercarse a cerrar el trato. Esto es algo en lo que debe concentrarse y profundizar en los informes. ¿Quizás los clientes potenciales en su embudo no están calificados para convertirse en nuevos negocios? ¿Quizás su equipo de ventas necesita un enfoque diferente para darles seguimiento? Cualquiera que sea el método, debe mirar la cantidad de clientes potenciales precalificados y la cantidad de propuestas enviadas juntas.

KPI #3: Valor de su Embudo de Ventas

El valor de su embudo de ventas lo ayudará a pronosticar el futuro cercano para la planificación, utilización, ingresos y ganancias de los recursos de su agencia. Pero ninguno de esos pronósticos importa si no está cerrando esos tratos. Idealmente, necesitará tanto una alta tasa de cierre como un alto valor de su embudo de ventas. Aún así, de los dos, tener una tasa de cierre más alta es más importante.

Tener todas sus métricas de ventas bajo un mismo paraguas lo ayudará a visualizar su flujo de ventas y tomar decisiones más informadas. Es esencial contar con una herramienta de administración de agencias de extremo a extremo para cubrir todo lo anterior.

KPI #4: Costo de Adquisición de Clientes

Su costo de adquisición de clientes (CAC), básicamente definido como el costo que debe pagar para adquirir un nuevo cliente, es una métrica clave de la agencia que influirá en sus ganancias al final del día. Su CAC responderá cuánto dinero debe gastar como empresa para adquirir nuevos clientes y puede ser un indicador de cuánto debe cobrar por ciertos tipos de proyectos o servicios en el futuro.

KPI #5: Valor de por vida de los clientes

Otro KPI importante para las agencias es el valor de por vida de los clientes (LAC). Su LAC es el ingreso total que recibirá de los clientes promediados entre todos sus clientes durante el tiempo que sean sus clientes.

Al conocer tanto el costo promedio de adquisición de clientes como el valor de por vida de los clientes, sabrá exactamente cuánto gasta para adquirir un cliente, cuánto ganará con un cliente promedio y cuánto tiempo le llevará alcanzar la rentabilidad en un cliente por cliente.

KPI #6: Tasa de utilización de la agencia

La utilización es un KPI que la mayoría de las agencias analizan a diario. Dependiendo de quién esté monitoreando este KPI y en qué medida, cada propietario de agencia, proyecto, gerente de cuenta o de operaciones debe preguntarse qué tan efectivamente están trabajando sus empleados. Las métricas de utilización de la agencia responderán esa pregunta.

La tasa de utilización de su agencia es un porcentaje que indica la cantidad de tiempo que un compañero de equipo dedica al trabajo facturable o no facturable. Entonces, en términos de utilización, el tiempo que sus compañeros de equipo rastrean se dedicará a proyectos internos o clientes para proyectos. Algunos compañeros de equipo, como los que trabajan en administración de oficinas o marketing, no se utilizarán en el trabajo del cliente, simplemente porque no están entregando trabajo directamente para sus clientes. Por eso es importante mirar la utilización facturable, porque los compañeros de equipo «facturables» son los que cubrirán los salarios, los gastos generales y otros gastos o personal no facturable.

Puede monitorear su utilización con herramientas de administración de agencias y con solo unos pocos clics, y obtener una descripción general completa de cómo se encuentra con respecto a estas métricas.

Actual Utilization Per Business Unit Report In Productive
Fuente: app.productive.io

KPI #7: Margen de utilidad de la agencia

Esencialmente, su margen de beneficio bruto (GPM) es su costo total de ventas dedicado a sus ingresos totales. Cuanto más saludable sea esta cifra, más probable es que su agencia logre un buen ingreso neto. Para comprender a qué márgenes de beneficio debe apuntar, primero debe controlar todos los gastos de su agencia: costos de personal, gastos generales, más cualquier gasto adicional que genere.

Profitability By Business Unit Report In Productive
Fuente: app.productive.io

Uso de una herramienta para monitorear los KPI y aumentar la rentabilidad de la agencia

Hacer un seguimiento de los KPI de su agencia lo ayudará a hacer crecer su negocio. Tener un único punto de confianza para su agencia le ayuda a aumentar sus márgenes de beneficio. ¡Entonces, exploremos nuestra selección del mejor software de gestión de agencias para encontrar «el indicado»!

El uso de una herramienta de administración de agencias lo ayuda a administrar la entrega de proyectos de principio a fin y realizar un seguimiento de todos sus KPI y optimizar los procesos de su agencia.