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Cómo mantener las reuniones remotas productivas y eficientes

Cómo Mantener Las Reuniones Remotas Productivas Y Eficientes

Contenido:

En los viejos tiempos, cuando la gente realmente iba a las oficinas, gran parte de nuestro tiempo lo pasábamos corriendo de una reunión a otra, y todos hemos estado en esas: las que nunca terminan, que se desvían, que no son efectivas o productivo.

Ahora que casi todo el mundo trabaja desde una oficina en casa, es un buen momento para pensar en formas de asegurarse de que las reuniones en línea sean productivas, enfocadas y colaborativas.

Esta crisis sin precedentes seguramente tendrá efectos duraderos en la forma en que todos trabajamos juntos. Además de cosas como tener una agenda, un moderador y limitaciones de tiempo, es útil invitar a otros a compartir preguntas, información y horarios antes de planificar.

Aquí hay cinco cosas a considerar antes de programar, planificar y ejecutar su próxima reunión remota para garantizar que los miembros del equipo se mantengan productivos e informados.

Determinar si es necesaria una reunión

Antes de que comience la planificación, realice una auditoría de la reunión: Considere lo que es realmente importante en este nuevo orden mundial y cancele todo reuniones innecesarias.

  • ¿Se puede reemplazar la reunión con un correo electrónico?
  • ¿Es posible reemplazar las reuniones de actualización de proyectos individuales con resúmenes semanales o quincenales sobre el estado de múltiples proyectos, con informes de estado de 10 o 15 minutos proporcionados por líderes de proyectos individuales?
  • ¿Puede crear una hoja de estado de proyecto simple con un campo para preguntas y distribuirla en lugar de programar una reunión?
  • ¿Puede invitar solo a las partes interesadas clave a las reuniones y asegurarse de que los asistentes entiendan sus roles en el proceso?
  • Comuníquese con sus equipos sobre la decisión de mantener reuniones más pequeñas para que entiendan por qué se están produciendo estos cambios.
  • Comparta resúmenes posteriores a la reunión con quienes no fueron invitados.

Asignar un líder de reunión

Ponga a un miembro del equipo a cargo de cada reunión e informe a los demás asistentes quién es. El líder de la reunión debe:

  • Conéctese con el liderazgo sobre los objetivos de la reunión y comuníquelos desde el principio
  • Establecer, circular y administrar el tiempo la agenday deja que otros conozcan el protocolo para agregarle cosas
  • Comparta notas de reuniones eficientes con asistentes y personas influyentes: el líder de la reunión puede asignar a un colega para que tome notas, pero debe editarlas en un resumen escaneable y procesable.
  • Asegúrese de que todos los asistentes conozcan sus roles, los próximos pasos y el tiempo
  • Ser el enlace entre los miembros del equipo cuando se trata de preguntas y seguimiento.
Creando-Directrices-Para-Reuniones-Remotas

En este momento, nuestros equipos enfrentan desafíos inesperados en su vida diaria, por lo que es importante que los asistentes tengan todo lo que necesitan para estar preparados. Estas pautas ayudará a que la reunión se desarrolle sin problemas:

  • Asegúrese de que los asistentes sepan el objetivo de la reunión con anticipación.
  • Distribuya la agenda y permita que los miembros del equipo conozcan sus roles y lo que se espera de ellos.
  • Pon a prueba tu tecnología antes de la reunión (y tener lista una opción de plan B).
  • Permita espacio para que todos puedan contribuir, invite a personas más tranquilas a hablar y fomente la participación.
  • comunicar que la multitarea durante las reuniones es inapropiada.
  • Asegúrese de que todos estén al tanto de lo que se está decidiendo; Las reuniones virtuales pueden ser más difíciles de seguir para algunos que están acostumbrados a las interacciones cara a cara.

Take Five: Dé a los miembros del equipo tiempo para hablar

Todos estamos familiarizados con esas reuniones en las que algunas personas hablan todo el tiempo y otras nunca hablan. Presente «los primeros cinco», lo que significa usar los primeros cinco minutos de cada reunión remota para escuchar a los miembros del equipo hablar acerca de cómo se sienten y están.

  • Agregue tiempo a la agenda para que los miembros del equipo compartan lo que piensan o simplemente se pongan al día.
  • Informe a los asistentes que pueden unirse a la llamada cinco minutos tarde si prefieren saltarse la conversación.
  • Crear pausas en la conversación para permitir que todos contribuyan.
  • Deje que el moderador guíe la conversación después de cinco minutos, llevándola de vuelta a la agenda.

Mantenga las reuniones flexibles

Para adaptarse a la nueva forma en que trabajan nuestros equipos, y al estrés y las responsabilidades adicionales con los que muchos de nosotros estamos lidiando, establezca cumplir con las pautas que respaldan la flexibilidad:

  • Establezca «horarios de reunión» de la empresa (como de 9 a 11 a. m. y de 1 a 3 p. m.) para acomodar a los padres que están haciendo malabarismos con los niños en casa.
  • Permita que los asistentes marquen videollamadas con voz solo cuando sea necesario.
  • Ofrezca a los asistentes la oportunidad de salir de las reuniones si queda claro que no son necesarios o si su parte de la reunión ha terminado.
  • Invitar a los comentarios del equipo: ¿Qué necesitan todos para sentirse cómodos en el espacio de reunión remota?

Lista de verificación de reuniones efectivas

  • Decide si es necesaria una reunión.
  • Asigne un líder de la reunión.
  • Mantener informadas a todas las partes interesadas.
  • Compartir agenda y roles individuales.
  • Tecnología de prueba.
  • Programe, rastree, cumpla con el tiempo y la agenda.
  • Sé flexible en esta nueva era.

Estos son tiempos interesantes y cambiantes: estamos todos juntos en esto. Proporcionar plantillas para ejecutar creatividades, reuniones colaborativas y efectivas son solo prácticas inteligentes.