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Cómo la tecnología enfocada en la agencia puede aumentar la eficiencia de su negocio

Cómo La Tecnología Enfocada En La Agencia Puede Aumentar La Eficiencia De Su Negocio

Contenido:

En 2022, las agencias se encuentran en una posición complicada pero favorable.

Difícil, porque las marcas para las que trabajan tienen un grupo global de agencias entre las que pueden elegir. Favorable, porque las mismas marcas necesitan más que nunca la comunicación digital. Con un mercado sobresaturado y globalizado, las marcas que emplean agencias de marketing, relaciones públicas, diseño y desarrollo (por nombrar solo algunas) no pueden liderar, divertir, educar y conquistar a los consumidores por sí solas. Las marcas simplemente necesitan la experiencia de la agencia.

Pero, ¿cómo luchan las agencias con la feroz competencia? Al igual que con la mayoría de los problemas actuales, aprovechar la tecnología es la respuesta. Las agencias deben poder entregar el trabajo de una manera que aumente su eficiencia y márgenes, y mucho más. Eso requiere un enfoque saludable.

A medida que las plataformas de gestión de proyectos están surgiendo a diestro y siniestro, las agencias deben preguntarse qué funcionalidades clave necesitan. Siga leyendo para conocer las principales características que las agencias buscan en una herramienta de gestión empresarial para aumentar su eficiencia general y crecer.

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Fuente: The Productive Company, Inc.

Lo que un embudo de ventas integrado puede decirle a su agencia

El equipo de desarrollo comercial o de ventas de una agencia se comunica con un par de equipos. Para organizar sus esfuerzos de ventas, las agencias necesitan un embudo de ventas que brinde una vista rápida de los nuevos acuerdos en curso, el alcance y el cronograma de los próximos proyectos y, por supuesto, la parte financiera de todo esto: la previsión de ventas.

Al mantener la información de ventas organizada a través de un embudo de ventas que está integrado en una herramienta de administración de agencias, los representantes de desarrollo comercial pueden informar fácilmente a los gerentes de operaciones, proyectos y recursos en la planificación del trabajo para sus equipos, recursos humanos para planificar contrataciones potenciales y administración sobre métricas generales.

Con un embudo de ventas de fácil acceso e informes de pronóstico conectados, las partes interesadas pueden ver rápidamente cómo los clientes potenciales y los nuevos trabajos progresan a través de las etapas. Mantener los datos de ventas en un solo lugar puede ayudar a responder preguntas estratégicas y tácticas. ¿Cuál es la probabilidad de que ese proyecto de seis meses comience el próximo mes y dónde debemos invertir como empresa para entregarlo con éxito? ¿Cómo impactará ese mismo proyecto en nuestra rentabilidad si decidimos contratar freelancers y qué recursos internos contrataremos? Al mismo tiempo, el equipo de ventas de una agencia puede estar negociando con otros clientes potenciales que también necesitarán atención pronto.

Las agencias pueden responder esas preguntas (y muchas más) a través de un embudo de ventas que forma parte de una plataforma de agencia más grande que incluye informes, programación de recursos, gestión de proyectos y seguimiento del tiempo.

Planificación de recursos, seguimiento del tiempo, gasto presupuestario y facturación: ¿todo conectado?

El tiempo es dinero y las agencias necesitan vigilar y actualizar constantemente los cronogramas, controlar los presupuestos y acelerar la facturación. Dado que estos tipos de empresas entregan principalmente trabajos de proyectos a través de cronogramas y tareas, deben preguntarse cómo conectar esos proyectos y tareas con los informes y la facturación a través del seguimiento del tiempo, el gasto presupuestario… y ¿qué pasa con la facturación? Además de realizar un seguimiento del tiempo de los servicios, es imprescindible realizar un seguimiento de todos los costos en la misma herramienta de administración de la agencia (incluidos los gastos generales, los contratistas, los gastos de bolsillo, etc.).

De acuerdo a un encuesta de panorama de agencia global realizado a finales de 2021, de las 169 agencias que participaron en la encuesta de evaluación comparativa, el 50 % tiene menos de tres meses de visibilidad de su previsión de ingresos. Esto se vincula estrechamente con la planificación de recursos y el equilibrio exitoso del trabajo del proyecto para los equipos. El mismo estudio demostró que El 51 % de las agencias ven la inversión en eficiencia operativa como una de sus principales prioridades este año..

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Fuente: Informe de SoDA sobre… el panorama global de las agencias en 2022

“Aprendimos que menos del 50% de las agencias utilizan una plataforma integrada que les muestra sus indicadores financieros en tiempo real. Esa es una señal de que el espacio para el crecimiento radica en aprovechar la tecnología adecuada”.

– Gabrijela Bosnjak, BDR sénior en Productive

Los números indican claramente que las agencias apuntan cada vez más a una única fuente de verdad para administrar sus negocios en función de los datos.

Métricas en tiempo real como base de su agencia para decisiones basadas en datos

Al final del día, lo que es muy importante para cualquier agencia de vanguardia es tomar decisiones comerciales basadas en datos en todos los niveles.

Para que las métricas en tiempo real sean lo más precisas posible, la clave es hacer que todos los compañeros de equipo realicen un seguimiento regular del tiempo. Pero además de los directores ejecutivos, los directores financieros, los gerentes de operaciones y de cuentas que necesitan conocer el estado real de las finanzas de una agencia en todo momento, los líderes de las agencias necesitan cada vez más buscar datos que indiquen el bienestar de sus equipos.

“Con Productive podemos mirar mucho más adelante ahora. Antes planeábamos los proyectos con unas dos semanas de antelación. Ahora estamos aceptando reservas para proyectos que comienzan en 4-6 semanas.

– Martijn Pillich, director general de Hike One

Cuando las agencias profundizan lo suficiente, hay datos que pueden mostrar qué tan equilibrado es el trabajo de sus equipos, qué tan diversas son sus tareas, con qué frecuencia se toman un tiempo libre para relajarse y cómo los empleados están creciendo profesionalmente en medio de asegurar la agencia en general. crecimiento.

Una herramienta de agencia como su única fuente de verdad

Dedicar tiempo a presentaciones, elaboración de informes, mirar hacia atrás en el estado de pérdidas y ganancias del último trimestre o rogar al equipo de finanzas por las últimas cifras es una práctica del pasado. Los líderes de las agencias de hoy están capacitando a los empleados al brindarles a los diferentes miembros del equipo acceso a los datos de la agencia, lo que les permite ayudar a influir positivamente en el curso del crecimiento de su negocio.

Dirigir una agencia en un espacio de trabajo consolidado, desde el envío de propuestas hasta la gestión de tareas, el equilibrio de la planificación de recursos y la facturación de cada proyecto entregado, es lo que los líderes de hoy buscan como su estrella polar. El futuro de la gestión de agencias exige una única fuente de información.

Aprende más sobre cómo Productive puede ayudar a su agencia a consolidar sus datos comerciales y prosperar. Además, eche un vistazo al directorio de las mejores agencias digitales de todo el mundo si está buscando una.