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Cómo COVID cambió nuestro enfoque para trabajar para mejorar

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Como agencia, ¿cómo trabajáis? A veces, incluso las agencias mejor establecidas se conforman con patrones y estructuras de trabajo que solo existen porque es la forma en que siempre se ha hecho.

Eso fue Zinc en 2019. Lo estábamos haciendo bien, liderando nuestra área en servicio creativo y de marketing y atrayendo un flujo constante de clientes. Sin embargo, tuvimos contratiempos operativos que simplemente se habían convertido en un hábito. Nuestra agencia fue lanzada en 2004, comenzando como diseño de sitios web y creciendo para incluir tecnología, desarrollo de sitios web y marketing como nuestra base de clientes lo requería. Como resultado, nuestros equipos trabajaban en un silo, centrándose internamente y defendiendo sus propios éxitos. Nos suscribimos a un entorno de trabajo tradicional, donde todo nuestro equipo estaba de 9:00 a 5:30, pero a pesar de estar en el mismo edificio, no siempre nos comunicábamos como debíamos.

Cuando llegó la pandemia de COVID, muchas empresas necesitaron mirar hacia adentro y repensar la forma en que estaban trabajando. Hicimos lo mismo. La necesidad fue lo que impulsó nuestra transformación, pero los cambios que hemos realizado ya han dado sus frutos.

Abrazando el trabajo remoto

Pre-COVID, el trabajo remoto o híbrido era algo que nunca hicimos. Nuestra empresa compartía las mismas preocupaciones que muchos que nunca habían probado el trabajo remoto; ¿Todos los empleados responderían bien a un entorno menos estructurado? ¿Veríamos una productividad más baja y plazos incumplidos, o perderíamos señales de alerta porque el equipo no estaba trabajando cerca?

Además, nuestro equipo nunca había gestionado proyectos de forma remota ni realizado reuniones de forma virtual. No sabíamos qué badenes nos encontraríamos, ya que nuestros procesos habituales no eran posibles.

En el Reino Unido, donde estamos ubicados, no hubo una transición lenta hacia el trabajo desde casa. Nuestro equipo simplemente estuvo en la oficina el martes y trabajó de forma remota el miércoles. Comenzamos con un contacto cercano y regular para asegurarnos de que todos se adaptaran al cambio lo mejor que pudieran, pero rápidamente se demostró que nuestro equipo es excepcional.

Se adaptaron rápidamente al trabajo desde casa y descubrimos que la productividad realmente aumentó. Pudimos adaptar y mejorar nuestros procesos para dar cuenta del cambio. Nos dimos cuenta de que la nueva forma de trabajar estaba ayudando a mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal de nuestro personal, lo que nos permitió implementar cambios positivos en esta área de la cultura de la empresa.

Descartar la idea de ‘departamentos’

Históricamente, nuestros departamentos estaban aislados. Creativo, Soporte y Marketing trabajaron individualmente, en salas separadas, con estilos de trabajo muy diferentes. Históricamente, esto funcionó porque cada departamento tenía diferentes necesidades; sin embargo, cada equipo desarrolló diferentes objetivos, presupuestos y cronogramas. Por estas razones, la comunicación interna se vio obstaculizada, especialmente cuando teníamos clientes trabajando en todos los departamentos. Entonces, decidimos unificar los tres equipos en un solo departamento.

Hicimos esto con una reestructuración que combinó los equipos de liderazgo para reunir a los departamentos bajo un mismo paraguas y un lugar único para programar y administrar nuestro trabajo. Además, contratamos a un administrador de proyectos digitales para ayudar a conectar las listas de trabajo de todos y mantener un mejor nivel de comunicación con nuestros socios. Como resultado, pudimos cambiar la forma en que vendíamos los servicios y mejorar su entrega.

Los comentarios y los resultados de este cambio han sido abrumadoramente positivos. Tanto los clientes como los empleados han comentado cuán cohesivo se siente ahora el proceso y cómo disfrutan trabajar con un equipo tan unido. Hemos podido compartir conocimientos a través del trabajo colaborativo, mejorando así las habilidades de nuestro personal. El resultado del proyecto ha sido más rápido, la comunicación ha sido mejor y, por lo tanto, la experiencia del cliente ha sido aún más positiva.

Mejorar y valorar la comunicación

Debido a la configuración del departamento, nuestras reuniones internas eran con frecuencia separadas, salvo la necesidad de discutir proyectos específicos. Una vez que estábamos trabajando desde casa, sabíamos que necesitábamos intensificar nuestra conversación. Nos aseguramos de tener una llamada de emergencia todas las mañanas para que todos supieran lo que estaba pasando con sus colegas, además de ofrecer la oportunidad de solicitar actualizaciones o información que pudieran necesitar para el día. Sabíamos que nos perderíamos la oportunidad de celebrar los pequeños éxitos, así que nos aseguramos de compartirlos en llamadas y correos electrónicos para asegurarnos de que no todo fuera trabajo y nada de diversión.

Luego, priorizamos la progresión regular y estructurada de los empleados y las revisiones de desempeño. Esto no era algo que nunca se había hecho, sino algo que incrementamos de una práctica bianual a cada tres meses. Luego, para asegurarnos de que el equipo también fuera atendido en su vida hogareña, establecimos beneficios comerciales y esquemas de bonificación.

Esto incluía cosas divertidas como cafés gratis, descuentos y capacitación, así como cosas para mantener saludable a nuestro equipo, como consultas médicas privadas gratuitas en un momento en que las citas eran escasas.

Pasar del trabajo a medida a los servicios empaquetados

Hemos hablado de esto con más detalle en nuestro sitio hmire, pero el equipo de Zinc siempre ha abordado nuestros proyectos de una manera muy personalizada. Nos enorgullecemos de poder ayudar a nuestros clientes con una gran variedad de servicios, pero nos dimos cuenta de que a la larga nos estábamos equivocando. La etapa de lanzamiento y propuesta fue más larga de lo necesario porque ninguno de los servicios estaba estandarizado.

Reemplazamos nuestros servicios individuales con un enfoque en los paquetes. El diseño web aumentó el número de diseños de página y el marketing aumentó la cantidad de horas. Esto nos permite ser flexibles sin necesidad de especificar a cada cliente individualmente, lo que nos permite proporcionar retenedores continuos que usan todos nuestros servicios en los mismos paquetes.

Los clientes se benefician de una mejor relación calidad-precio, mientras que los empleados se benefician de la prestación de un servicio estándar con la capacidad de cambiar de horario y ayudar a los clientes como lo deseen sin tener que volver a iniciar el proceso de propuesta. Además, hemos podido desarrollar relaciones duraderas con nuestros clientes.

Cuando comparamos la forma en que estamos trabajando ahora con la forma en que éramos hace apenas dos años, hemos conservado las cosas que nos ayudaron a crecer y hemos perdido las cosas que nos frenaban. Estamos viendo resultados reales.

Cuando se trata de nuestra prestación de servicios, la incorporación de una mejor gestión de proyectos y paquetes de servicios nos ha hecho mejores para cumplir con los plazos y el presupuesto. En promedio, nuestras compilaciones web son un 25% más rápidas que antes. Como resultado, los clientes están más felices, así como nuestros empleados, que son más productivos y reportan niveles más altos de bienestar. Al agregar procesos donde no los había, se reduce el estrés y se mejora el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Como agencia, podemos confiar en nuestros servicios de retención para mantener un ingreso estable, mientras que nuestros trabajos únicos se ajustan bien al cronograma para aumentar la carga de trabajo. Somos aún más rentables, con menos dependencia de proyectos únicos.

Para las agencias que están bien establecidas, Zinc representa una gran lección. No es necesario que enfrente una gran pérdida de ganancias o problemas de proceso para ver la forma en que está trabajando y reconsiderarla. El viejo adagio de ‘si no está roto, no lo arregles’ no siempre se aplica. Éramos una agencia que funcionaba bien con los procesos antiguos, pero ahora lo estamos haciendo aún mejor. Para agencias establecidas desde hace mucho tiempo como nosotros, no podemos recomendarlo más.