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10 razones por las que el seguimiento del tiempo para las agencias de publicidad tiene sentido

Contenido:

Según una encuesta de Statista, tres de los Los mayores desafíos que enfrentan las agencias de publicidad son comunicación (18%), gestión de proyectos (17%) y seguimiento del desempeño (13%).

Estas deficiencias cuestan a las agencias una fortuna año tras año. Afortunadamente, las aplicaciones de seguimiento del tiempo como Hubstaff puede cerrar la brecha de comunicación y aumentar las posibilidades de éxito del proyecto.

¿Todavía no está convencido? Aquí hay 10 formas en que un rastreador de tiempo puede ayudar a su agencia:

1. Obtenga visibilidad de las horas dedicadas al proyecto de un cliente

¿No sería más probable que su equipo se mantuviera dentro del presupuesto si pudiera ver las horas y el dinero que gastó en cada proyecto en tiempo real? El software de seguimiento de tiempo proporciona esa visibilidad.

Los empleados simplemente seleccionan el cliente o el nombre del proyecto apropiado cuando comienzan a trabajar. Cuando terminan, presionan ‘detener’ o seleccionan un cliente diferente. El rastreador registra la cantidad exacta de minutos que trabajan en cada proyecto.

No más adivinar aproximadamente cuánto tiempo pasó un empleado con un cliente.

No más registros virtuales o en persona para asegurarse de que todos los proyectos se toquen.

Ya no tendrá que esperar hasta que se hayan enviado las horas para detectar gastos excesivos.

Tendrá hojas de tiempo automatizadas con tiempo preciso hasta el segundo, y siempre estará al tanto de si cada proyecto es rentable o no.

2. Mantén bajo control el horario de tus clientes

¿Alguna vez has notado que algunos clientes demandan mucho más tiempo del que están pagando? Afortunadamente, el software de seguimiento de tiempo lo ayuda a rastrear y establecer límites en las horas de los clientes.

Limite la cantidad de tiempo que su equipo puede dedicar a un proyecto de cliente y vea las horas trabajadas en tiempo real. Cuando los proyectos corren el riesgo de sobrepasar el presupuesto, recibe una alerta para advertirle que solo quedan unas pocas horas.

A partir de ahí, puede hacer ajustes para mantenerse dentro de su presupuesto.

Este sistema también ayuda a mantener justo el saldo de su cliente. En lugar de dedicar más tiempo (y perder dinero) a un proyecto que ya ha recibido mucha atención, su equipo sabe cómo cambiar su atención a otros clientes que aún no han recibido todo el servicio por el que pagaron.

3. Asignar personal adicional cuando sea necesario

A veces, necesita cumplir con plazos importantes y no tiene los recursos para hacerlo. Cuando los equipos de las agencias están presionados por el tiempo, pueden beneficiarse de las funciones adicionales de asignación de personal y recursos.

Es mucho más fácil gestionar contratistas y autónomos con una aplicación de gestión del tiempo. Además, las funciones de prueba de trabajo, como capturas de pantalla e informes de URL, le brindan la confianza de que está recibiendo la ayuda por la que pagó.

Incluso puede usar su rastreador de tiempo para ayudarlo a elegir las tareas y proyectos correctos para subcontratar.

Mire los datos de seguimiento de tiempo para las tareas en las que su equipo ha trabajado en el pasado. ¿Qué tipos de tareas toman más tiempo? Esas son las cosas en las que está gastando más dinero internamente, por lo que tiene sentido subcontratar esas tareas a una tarifa por proyecto para ahorrar dinero y liberar la carga de trabajo de su equipo.

4. Mejores informes

Incluso con una mirada en tiempo real a las horas del proyecto y el presupuesto, los equipos de las agencias aún dependen de los informes formales para desarrollar planes de proyectos futuros.

Ya sea que se trate de presupuestos, horas facturables o actividad de sitios web y aplicaciones, las herramientas de seguimiento de tiempo pueden ayudar a su equipo a recopilar información con unos pocos clics. Desde allí, puede agregar los datos a sus archivos de proyecto o enviarlos a sus clientes.

Los informes exportados también pueden servir como prueba de trabajo cuando necesite mostrar a sus clientes lo que están pagando.

5. Mantiene a los empleados responsables e identifica a los empleados de bajo rendimiento

Una herramienta de seguimiento de tiempo con características de prueba de trabajo también ayudará a las agencias a medir el desempeño de los empleados. Las capturas de pantalla opcionales, el seguimiento de la actividad del teclado y el mouse y el uso de la web y la aplicación lo ayudan a comprender cómo trabaja cada miembro de su equipo.

Con las funciones de prueba de trabajo, los gerentes pueden proporcionar las herramientas adecuadas y asignar a los empleados el trabajo que mejor hacen.

Con funciones de captura de pantalla opcionales, las agencias de publicidad pueden verificar la actividad de sus empleados sin interrumpir el trabajo para una actualización de estado. Esta visibilidad es especialmente valiosa cuando trabaja con varios clientes que desean actualizaciones.

Una aplicación de tiempo de trabajo y prueba de trabajo puede tomar instantáneas rápidas en varios intervalos durante el día. Si un miembro del equipo comienza a retrasarse en su trabajo, los gerentes pueden verificar los datos para encontrar y ayudar a solucionar el origen del problema.

6. Mejor gestión de proyectos

Una gran cantidad de software de seguimiento de tiempo para agencias de publicidad se integra con software de gestión de proyectos populares como Asana y ClickUp. Las tareas de las aplicaciones de gestión de proyectos populares pueden completarse directamente en su sistema de seguimiento de tiempo.

Esto facilita el seguimiento del tiempo para proyectos específicos. También reduce el tiempo que llevaría transferir manualmente todos sus proyectos desde una herramienta de gestión de proyectos independiente.

Cuando realiza un seguimiento del tiempo por proyecto y tarea, obtiene datos valiosos que ayudan a su agencia a obtener más ganancias. Además, es más fácil estimar cronogramas, asignar trabajo de manera eficiente y realizar retrospectivas más útiles después de completar los proyectos.

7. Se integra con los sistemas de contabilidad

Las herramientas de gestión de proyectos no son la única forma en que los equipos de las agencias pueden aumentar la eficiencia. Puede dedicar menos tiempo a tareas administrativas como la nómina con automatizaciones inteligentes en su software de seguimiento de tiempo.

Los estudios de Asana han demostrado que las correcciones de la hoja de tiempo y otras trabajar sobre el trabajo empleados tienen que hacer daño a su productividad considerablemente. Es por eso que software de seguimiento de tiempo como Hubstaff se integra con herramientas de nómina como Wise, PayPal y Gusto.

Con unos simples clics, sus equipos pueden convertir el tiempo registrado en hojas de tiempo precisas.

Puede dedicar menos tiempo a las tareas administrativas y concentrarse más en sus principales prioridades también.

8. Mejor facturación

Las herramientas de seguimiento de tiempo también lo ayudan a facturar a los clientes más rápido. Puede crear sus propias facturas personalizadas con solo unos pocos clics. Agregue el logotipo de su agencia, la marca y cualquier otra información que necesite.

Una vez que haya terminado, envíelos por correo electrónico para agilizar el proceso y mejorar sus resultados.

Realice un seguimiento del estado de la factura y exporte fácilmente la información de pago para la contabilidad. Además, puede realizar un seguimiento de las horas facturables (y las horas no facturables) para compararlas con las facturas pagadas y asegurarse de que sigue siendo rentable en cada proyecto.

9. Mejor planificación de proyectos

Los gerentes de proyectos de las agencias de publicidad tienen mucho que hacer. Ya sea que administren equipos globales en varias zonas horarias o creen planes de proyectos, trabajan las 24 horas para garantizar que los proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto.

Con el software de seguimiento del tiempo, puede colaborar con los gerentes de proyectos para crear planes de proyectos y tener menos reuniones para desarrollarlos.

Cuando complete un proyecto, tendrá acceso a las horas, el dinero y los recursos que consumió en el camino. Puede utilizar estos datos para aprender de sus éxitos y fracasos y planificar mejores proyectos.

10. Permita que los trabajadores autónomos, remotos o contratados realicen un seguimiento del tiempo

Cuando se trata de campañas publicitarias, a veces unas pocas manos adicionales son muy útiles. Afortunadamente, el software de seguimiento del tiempo no es solo para su equipo. Incorpore trabajadores autónomos, remotos y contratados con unos pocos clics.

Una vez que están a bordo, es fácil enseñarles cómo seleccionar proyectos e iniciar y detener su temporizador. También pueden cambiar sin problemas entre el escritorio, la web y la aplicación móvil. ¡Eso significa que no tendrá que proporcionarles dispositivos!

Tampoco tendrás que preocuparte por el robo de tiempo. Las funciones de prueba de trabajo, como la captura de pantalla opcional y los puntajes de actividad, ayudarán a garantizar que sus trabajadores independientes solo facturen el trabajo que han realizado para usted y sus clientes. Si están trabajando en proyectos para otras personas en su tiempo, tendrá un registro de ello.

Cómo empezar a controlar el tiempo

El seguimiento del tiempo es fácil de implementar. Simplemente instale el software, cree una cuenta y comience.

La mayoría de las herramientas de seguimiento del tiempo ofrecen una prueba gratuita para que pueda probarla antes de comprometerse a pagar nada. HubstaffLa versión de prueba gratuita de ni siquiera requiere una tarjeta de crédito.

Si ya usa un software de gestión de proyectos, busque una herramienta que pueda importar tareas y proyectos para que su equipo pueda realizar un seguimiento preciso. También puede configurar sus proyectos dentro de su rastreador de tiempo si lo prefiere.

Las agencias como la suya no tienen dinero para malgastar. Comience a controlar el tiempo hoy para maximizar su potencial de ganancias y agilizar su día.